POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
ASESORÍAS ACADÉMICAS MILTON OCHOA & BOGOTÁ S.A.S.
De acuerdo a la Constitución Política, Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013, Decreto 886 de 2014 y demás normas y jurisprudencia concordante, los datos personales deben contar con especial protección y las entidades públicas y/o privadas deben velar por salvaguardar los derechos del personal que se encuentre dentro de sus bases de datos como trabajadores, clientes, usuarios, proveedores y/o colaboradores, generando el manejo adecuado y el debido control con el que debe contar cada una de ellas. ASESORÍAS ACADÉMICAS MILTON OCHOA & BOGOTÁ S.A.S. en aras de cumplir con los mandatos constitucionales y demás normas consagradas en el tratamiento de datos personales, todos y cada uno de los titulares de datos personales tienen el derecho a conocer la información que de ellos aparece en las bases de datos, así mismo, tienen el derecho y deber de actualizar los datos cuando sea necesario, generando que toda la información contenida en ellas sea real y veraz. Con todos y cada uno de los datos contenidos en las bases de datos se dará el uso correcto evitando que terceros no autorizados tengan acceso a los mismos los cuales pueden vulnerar, alterar, publicar y/o destruir la información que allí reposa, por tal motivo ASESORÍAS ACADÉMICAS MILTON OCHOA & BOGOTÁ S.A.S. tiene implementados protocolos de seguridad y acceso a los sistemas de información, los cuales protegen toda la información allí contenida.
1. ÁMBITO DE APLICACIÓN
Las disposiciones contenidas en la presente política de tratamiento de datos personales serán aplicables a todos y cada uno de los datos personales de trabajadores, clientes, usuarios, proveedores y/o colaboradores, que se encuentren registrados en las bases de datos de la sociedad ASESORÍAS ACADÉMICAS MILTON OCHOA & BOGOTÁ S.A.S. y le será aplicable la Ley Colombiana.
2. RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Será responsable del tratamiento de los datos personales, ASESORÍAS ACADÉMICAS MILTON OCHOA & BOGOTÁ S.A.S., representada legalmente por la señora DIANA ESPERANZA BOGOTÁ BERMÚDEZ, identificada con NIT 900.814.540 – 4, con domicilio en la ciudad de Bogotá, en la Calle 52 No. 22 – 05, de la ciudad de Bogotá D.C., con correo electrónico [email protected], quien a través de sus colaboradores delegará el cuidado y buen manejo de las bases de datos que se encuentran en su poder, generando que cada dato que ingrese o salga de los archivos de la compañía salvaguarde los derechos constitucionales y sean tratados conforme lo establecen las normas especiales sobre el tratamiento de los datos personales.
3. PRINCIPIOS
Los principios orientadores de la presente Política de Protección de Datos Personales, serán los consagrados en el Artículo 4 de la Ley 1581 de 2012 y que continuación se transcriben:
a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen;
b) Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular;
c) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;
d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;
e) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;
f) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley; Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley;
g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma. (Artículo 4, Ley 1581 de 2012)
4. TITULARES DE LOS DERECHOS DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
Serán titulares de los derechos de protección de datos personales los trabajadores, colaboradores, clientes, proveedores, usuarios y demás personal que se encuentre vinculado por algún motivo con ASESORÍAS ACADÉMICAS MILTON OCHOA & BOGOTÁ S.A.S., los cuales al encontrarse registrados en las bases de datos de la compañía, automáticamente adquieren especial protección.
5. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DERECHOS DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
Los trabajadores, colaboradores, clientes, proveedores, usuarios y demás personal que se encuentre vinculado por algún motivo con ASESORÍAS ACADÉMICAS MILTON OCHOA & BOGOTÁ S.A.S. goza de ciertos derechos, los cuales se encuentran consagrados en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, y se mencionan a continuación:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley;
c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento. (Artículo 8, Ley 1581 de 2012)
6. DEBERES DE ASESORÍAS ACADÉMICAS MILTON OCHOA & BOGOTÁ S.A.S.
La Ley 1581 de 2012 ha dispuesto las generalidades para la protección de datos personales, en su artículo 17 consagra los deberes de los responsables del tratamiento de los datos personales, los cuales deben ser cumplidos y acogidos por las entidades de carácter público y/o privado, por consiguiente ASESORÍAS ACADÉMICAS MILTON OCHOA & BOGOTÁ S.A.S. quien es el responsable del tratamiento de los datos, tendrá como deberes los siguientes:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;
i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley;
k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio. (Artículo 17, Ley 1581 de 2012)
7. DATOS CORRESPONDIENTES A MENORES DE EDAD
Los niños, niñas y adolescentes son sujetos que deben contar con especial protección conforme lo establece la Constitución Política de Colombia y demás normas nacionales e internacionales concordantes, es por esto que los datos de niños, niñas y adolescentes que se encuentren en las bases de datos de ASESORÍAS ACADÉMICAS MILTON OCHOA & BOGOTÁ S.A.S. solo serán usados bajo la autorización de los tutores, padres de familia o representantes legales. Los datos suministrados de los niños, niñas y adolescentes serán manejados con total cuidado, teniendo solamente fines lícitos y garantizando la protección del interés general de los menores y sus derechos fundamentales. Si ASESORÍAS ACADÉMICAS MILTON OCHOA & BOGOTÁ S.A.S. llegase a requerir algún dato personal de los menores registrados en sus bases de datos, solo lo realizarán contando con la previa autorización del padre de familia, tutor o representante legal, respetando en todo momento lo que consagra la normatividad y velando por el cumplimiento de los derechos de cada uno de los niños, niñas y adolescentes.
8. AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
ASESORÍAS ACADÉMICAS MILTON OCHOA & BOGOTÁ S.A.S. solicitará el consentimiento previo, libre, expreso y autónomo del titular de los datos personales para el tratamiento de los mismos en el caso en el que por algún motivo sean requeridos, dicha autorización se podrá obtener por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que el mismo otorgó efectivamente la autorización tal como lo establece el artículo 7 del Decreto 1377 de 2013 el cual reglamentó parcialmente la Ley 1581 de 2012; sin embargo, es importante señalar que el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 ha consagrado ciertos casos en los cuales no es requerida la autorización del titular para el uso de sus datos personales, los cuales son:
a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
b) Datos de naturaleza pública;
c) Casos de urgencia médica o sanitaria;
d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas. (Artículo 10, Ley 1581 de 2012)
Conforme a lo anterior, el titular de los datos personales no podrá reclamar de ninguna manera si se ha hecho uso de sus datos, en razón de las circunstancias mencionadas en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012. Los datos personales de los titulares se mantendrán en las bases de datos de ASESORÍAS ACADÉMICAS MILTON OCHOA & BOGOTÁ S.A.S. durante el tiempo en el que los mismos sean usados para los fines señalados, tiempo equivalente a las vigencias contractuales, laborales o de cualquier otro tipo existentes entre ASESORÍAS ACADÉMICAS MILTON OCHOA & BOGOTÁ S.A.S. y sus trabajadores, clientes, usuarios, proveedores y/o colaboradores, contado a partir del inicio de dicho vínculo, una vez cumplido el término respectivo, se procederá a la supresión de dicha información.
9. POLÍTICAS INTERNAS DE ASESORÍAS ACADÉMICAS MILTON OCHOA & BOGOTÁ S.A.S.
a. En desarrollo de su objeto social, ASESORÍAS ACADÉMICAS MILTON OCHOA & BOGOTÁ S.A.S. hará uso de toda la información que se encuentre guardada en sus bases de datos previa autorización del titular de los mismos o en los casos en los cuales la norma lo dicte expresamente.
b. ASESORÍAS ACADÉMICAS MILTON OCHOA & BOGOTÁ S.A.S. velará especialmente por la protección de la información de los menores de edad que se encuentra contenida en sus bases de datos, teniendo en cuenta que son sujetos de especial protección conforme lo establece el ordenamiento constitucional y demás normas concordantes.
c. ASESORÍAS ACADÉMICAS MILTON OCHOA & BOGOTÁ S.A.S. a través de sus colaboradores autorizados, mantendrá actualizada toda la información correspondiente a los titulares de los derechos, información que será suministrada por los mismos titulares, la cual deberá ser veraz y completa, así no habrá lugar a error alguno en el momento en el que dicha información sea solicitada en los casos establecidos en la Ley 1581 de 2012 o por solicitud expresa.
d. Únicamente el personal debidamente autorizado, hará uso y le dará el correcto manejo a las bases de datos contenidas en su sistema, incluirán los datos de los titulares que se vinculen a ASESORÍAS ACADÉMICAS MILTON OCHOA & BOGOTÁ S.A.S. y el mismo personal autorizado dará respuesta a los requerimientos presentados por los titulares.
e. ASESORÍAS ACADÉMICAS MILTON OCHOA & BOGOTÁ S.A.S. mantendrá actualizados los sistemas de seguridad los cuales protegen las bases de datos que contienen los datos personales.
f. ASESORÍAS ACADÉMICAS MILTON OCHOA & BOGOTÁ S.A.S. dará respuesta en un término de quince (15) días hábiles a las peticiones, reclamos y consultas que hayan sido debidamente presentadas conforme lo establece el manual destinado para tal fin.
g. En el caso en el que se presente alguna irregularidad con los datos personales de los titulares, ASESORÍAS ACADÉMICAS MILTON OCHOA & BOGOTÁ S.A.S. implementará las medidas necesarias para salvaguardar los derechos de cada uno de ellos.
h. ASESORÍAS ACADÉMICAS MILTON OCHOA & BOGOTÁ S.A.S. a través del personal encargado se mantendrá actualizado conforme la normatividad que sea expedida, con el fin de seguir los lineamientos indicados por la norma en cuanto al tratamiento de los datos personales, en el momento en el que sea requerido, las políticas serán actualizadas y dadas a conocer a los titulares de los derechos.
i. A partir de la suscripción de cualquier documento vinculante con sus trabajadores, clientes, usuarios, proveedores y/o colaboradores, ASESORÍAS ACADÉMICAS MILTON OCHOA & BOGOTÁ S.A.S. tendrá el deber de almacenar y salvaguardar en sus bases de datos toda la información relacionada con el personal que hará parte integral de la relación contractual o laboral. La información contenida en las bases de datos de ASESORÍAS ACADÉMICAS MILTON OCHOA & BOGOTÁ S.A.S. se mantendrán en el sistema durante la vigencia de dicho documento suscrito por las partes.
j. ASESORÍAS ACADÉMICAS MILTON OCHOA & BOGOTÁ S.A.S. tendrá a disposición de sus trabajadores, clientes, usuarios, proveedores y/o colaboradores la consulta de sus datos personales en las bases de datos, de la política de seguridad, los procedimientos para la recolección, almacenamiento y el uso de datos de cada uno de los titulares.
k. ASESORÍAS ACADÉMICAS MILTON OCHOA & BOGOTÁ S.A.S. por ningún motivo enviará o dará a conocer la información contenida en sus bases de datos a personal no autorizado expresamente, tampoco realizará cambio a la misma sin el previo consentimiento del titular.
10. TRATAMIENTO Y FINALIDAD
ASESORÍAS ACADÉMICAS MILTON OCHOA & BOGOTÁ S.A.S. realizará el tratamiento de los datos personales suministrados por trabajadores, clientes, usuarios, proveedores y/o colaboradores según las políticas establecidas por dicha sociedad y de acuerdo a la Constitución Política, Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013, Decreto 886 de 2014 y demás normas y jurisprudencia concordante. ASESORÍAS ACADÉMICAS MILTON OCHOA & BOGOTÁ S.A.S. se compromete a manejarlos con total cuidado, teniendo solamente fines lícitos y garantizando la protección del interés general y sus derechos fundamentales, con base en la normatividad mencionada anteriormente.
11. DELEGADO DE PROTECCIÓN DE DATOS
ASESORÍAS ACADÉMICAS MILTON OCHOA & BOGOTÁ S.A.S., designa como delegado de protección de datos a NADAD ELISEO LINARES VÁSQUEZ, identificado con cédula de ciudadanía número 80.051.564. 12. CANALES DE ATENCIÓN ASESORÍAS ACADÉMICAS MILTON OCHOA & BOGOTÁ S.A.S. tiene implementado un manual en el cual se indica a los titulares de los datos personales cómo pueden realizar solicitudes de peticiones, consultas y/o reclamos a través de los canales que se tienen dispuestos para ello. De igual manera podrán conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización otorgada, por tanto, a continuación se relacionan los canales de atención: Dirección Física: Calle 52 No. 22 – 05, de la ciudad de Bogotá D.C. Correo Electrónico: [email protected] ASESORÍAS ACADÉMICAS MILTON OCHOA & BOGOTÁ S.A.S. cuenta con un término de quince (15) días hábiles para emitir respuesta a las peticiones, consultas y/o reclamos generados por los titulares de los datos personales, las respuestas se pueden generar por medio físico y/o electrónico.
NOTA: Las generalidades para la protección de datos personales se encuentran contenidas en la Ley 1581 de 2012, para mayor información consulte dicha norma.
La presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales entra en vigencia a partir de su publicación.